Kantoorinrichting

Commitment: Uw organisatie

Het inkopen van een nieuwe kantoorinrichting gebeurt over het algemeen niet zeer regelmatig. Weet u of er binnen uw organisatie afspraken zijn gemaakt om ervoor te zorgen dat de (houten) kantoorinrichting is gemaakt van duurzaam geproduceerd hout? 

In mijn organisatie kopen we de kantoorinrichting duurzaam in.

  1. Jazeker, zowel in het beleid als de praktijk.
  2. Op papier wel, in de praktijk gaat er wel eens wat mis.
  3. Ik weet het niet.
  4. Nee.

Commitment: Rijksbeleid

De overheid koopt per jaar voor bijna 60 miljard euro in en kan daarmee een belangrijke invloed hebben op het milieu en op sociale omstandigheden in andere landen. Zowel de nationale overheid als lokale overheden hebben daarom de ambitie uitgesproken om duurzaam in te kopen. Weet u vanaf wanneer zij volledig duurzaam inkopen? 

Vanaf wanneer zal de Rijksoverheid volledig duurzaam inkopen en vanaf wanneer hebben de waterschappen, provincies en gemeenten dat afgesproken?

  1. Zowel het Rijk als de lokale overheden hebben afgesproken vanaf 1 januari 2010 duurzaam in te kopen.
  2. Het Rijk koopt vanaf 2010 duurzaam in, lokale overheden zijn stapsgewijs op weg naar 100% in januari 2015.
  3. Het Rijk koopt duurzaam in vanaf 2015 en lokale overheden vanaf 2015.

Commitment: Wat is duurzaam geproduceerd hout?

Zowel de Rijksoverheid als lokale overheden hebben afgesproken om 100% duurzaam in te kopen. Dat geldt voor alle producten en dus ook voor hout en papier. Maar weet u wat er precies wordt verstaan onder duurzaam geproduceerd hout? 

Welk hout voldoet aan het duurzaam inkoopbeleid van de Nederlandse overheid?

  1. Alléén FSC-gecertificeerd hout.
  2. Alléén PEFC-gecertificeerd hout.
  3. Hout dat voldoet aan de principes voor duurzaam bosbeheer zoals vastgelegd in de inkoopcriteria van de Nederlandse overheid (TPAS).

Inkoop: Welke producten?

Nederlandse overheden hebben afgesproken om binnen afzienbare tijd duurzaam in te kopen. Maar voor welke producten geldt die belofte eigenlijk?

Voor welke producten geldt de eis dat er aantoonbaar duurzaam hout gebruikt moet worden?

  1. Voor alle producten. Van stoelen, tafels en raamkozijnen tot houten bruggen. De eis voor duurzaam papier geldt ook voor alle producten. Van visitekaartjes en kladblokken tot printpapier en drukwerk.
  2. Voor alle producten vanaf een minimum aankoopbedrag.
  3. Alleen voor die producten waarvan een duurzame variant beschikbaar is.
  4. Voor de producten die uw organisatie belangrijk vindt.

Inkoop: Wie is er verantwoordelijk?

Er zijn binnen een organisatie vaak verschillende personen betrokken bij het inkoopproces. Hoe is dat in uw organisatie geregeld? Weet iedereen precies wat zijn of haar rol is?

Wie zorgt er binnen uw organisatie voor dat de (nieuwe) kantoorinrichting is gemaakt van duurzaam geproduceerd hout?

  1. Medewerker facilitaire zaken.
  2. Hoofd Facilitaire Zaken.
  3. Adviseur van de afdeling Inkoop.
  4. In de hele organisatie moet commitment zijn voor duurzaam inkopen. Idealiter is het commitment schriftelijk vastgelegd en in protocollen opgenomen.

Aanbesteden: Een voorbeeld

Uw organisatie heeft nieuwe lockers en archiefkasten nodig. De totale opdracht blijft onder de Europese aanbestedingsgrens, wel moet u 3 offertes opvragen. Welke partij mag de lockers en kasten leveren? 

Welke partij mag de lockers en kasten leveren?

  1. De partij die voor de laagste prijs kan leveren.
  2. De partij die voor de laagste prijs kan leveren, gegeven het feit dat aan de gestelde eisen bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, wordt voldaan.

Aanbesteding: Een ander voorbeeld

De aankleding van de binnenruimtes van uw kantoor worden vernieuwd in het kader van het nieuwe werken. U moet deze opdracht, die qua bedrag onder de Europese grens van aanbesteden blijft, in gang zetten. U wilt zich ervan verzekeren dat het hout dat wordt gebruikt duurzaam is geproduceerd. Waar let u op? 

Waar let u op?

  1. Dat goed wordt nagedacht wat er precies nodig is aan meubelen, welke stijl de voorkeur heeft, welke materialen en moeten worden gebruikt, wat de levensduur is van de spullen enzovoorts.
  2. Dat in de opdracht al wordt gesproken over duurzaamheid en levensduur.
  3. Dat er, in het geval er houten meubels of vloeren worden gebruikt, geen specifieke houtsoorten worden voorgeschreven, maar wordt gekeken naar de prestatie-eisen waaraan de meubels of vloer moet voldoen.
  4. Alle bovenstaande antwoorden zijn van belang

Aanbesteden: Communiceren over duurzaam geproduceerd hout.

Communiceren is het halve werk. Het is goed om vroegtijdig kenbaar te maken dat de (houten) kantoorinrichting die u wenst aan te schaffen is gemaakt van duurzaam geproduceerd hout. Dat kunt u doen via het offerteverzoek, de begeleidende correspondentie (e-mail, brief etc.) en mondeling in uw contact met de opdrachtnemers. Maar waarom is het verstandig om daar al vroegtijdig over te communiceren? 

Waarom is het van belang om al in een vroegtijdig stadium te communiceren over de eis dat de houten kantoorinrichting gemaakt dient te zijn van duurzaam geproduceerd hout?

  1. Misschien kunnen mijn vaste leveranciers geen kantoorinrichting gemaakt van duurzaam geproduceerd hout leveren.
  2. De levertijd van kantoorinrichting, zoals kasten en tafels, gemaakt van duurzaam geproduceerd hout kan soms wat langer zijn.

Controle

Het is uw taak als inkoper om ervoor te zorgen dat er ook daadwerkelijk met duurzaam geproduceerd hout is gewerkt. Maar hoe weet u zeker dat uw nieuwe kantoorinrichting inderdaad is gemaakt van duurzaam geproduceerd hout? 

Op welke manier controleert u of er ook daadwerkelijk duurzaam geproduceerde kantoorinrichting is geleverd?

  1. Dit controleer ik niet.
  2. Ik zoek op in de FSC- of PEFC-database of de meubelmaker gecertificeerd is en onder het certificeringssysteem houten producten mag verkopen.
  3. Ik controleer de factuur en/of pakbonnen om te zien of het COC-nummer van de meubelmaker overeenkomt met dat in de FSC of PEFC database. Ook controleer ik of er misschien een logo van het certificeringssyteem op het afgewerkte product staat. Indien de opdrachtnemer alternatief bewijs heeft geleverd, controleer ik of alle documenten kloppen.

Einde module!

U heeft nu alle negen vragen beantwoord. Hoe is het gegaan? Hieronder leest u wat uw score betekent. Heeft u nog niet zo goed gescoord? Geen nood, op deze website vindt u alle informatie die u kan helpen om het inkopen van duurzaam geproduceerd hout beter in de vingers te krijgen.